賃貸借契約の必要書類は？印鑑証明書・住民票・収入証明書を解説

賃貸物件を借りるには、大家さんとの間で賃貸借契約を結ぶ必要があります。
この賃貸借契約には、いくつかの必要書類がありますが、なぜ必要なのかご存じの方は少ないかもしれません。
そこで今回は、賃貸借契約の必要書類である印鑑証明書・住民票・収入証明書について、必要な理由やポイントを解説します。

賃貸借契約の必要書類①印鑑証明書

賃貸借契約を結ぶ場合に、印鑑証明書の提出を求められると、何に使われるのか不安になることがあります。
印鑑証明書は、大切な書類ですので、賃貸借契約に必要な理由を把握し、安心したうえで契約を結びましょう。

印鑑証明書とは

一般的に、印鑑には認印と実印などの種類があります。
認印は荷物の受け取りなどで使う一方、実印は契約など大切な場面で使われるものです。
この実印は、自治体で印鑑登録をおこなうことにより、法的な効力を持ちます。
そして、印鑑証明書とは、実印であることを公に証明する書類であり、実印の使用が自分の意思によるものであることを証明するものとなります。

印鑑証明書が必要書類となる理由

賃貸借契約を結ぶ場合に、印鑑証明書を求められるのは、入居する契約者本人ではなく連帯保証人です。
賃貸借契約を結ぶ場面において、契約者本人は不動産会社に足を運びますが、連帯保証人はその場に同席することはほとんどありません。
連帯保証人は、賃貸借契約書や確約書に署名捺印をおこなうものの、書類のやり取りは郵送となるのが一般的です。
そのため、書類上の実印が本人の意思によって押されたものか証明することが困難であり、公的な証明書となる印鑑証明書が必要になります。
万が一、勝手に実印を使われて連帯保証人になった覚えがないといわれてしまうと、大家さんにとっては大きな損失になりかねません。
実印が押された書類とともに、印鑑証明書の提出が必要なのは、こうした貸主側のリスクを減らすことが理由です。

印鑑証明書の取得方法

印鑑証明書を取得するには、あらかじめ実印を印鑑登録する必要があります。
手続きには、登録をおこなう印鑑・本人確認書類・登録費用などを準備しましょう。
印鑑登録は役場で手続きをおこないますが、自治体によって使える印鑑の条件などが定められているため、事前に確認することが大切です。
印鑑登録を済ませた後の印鑑証明書の取得についても、自治体ごとに方法が異なります。
印鑑登録証のカードが必要になる場合や、マイナンバーカードを利用してコンビニエンスストアでの交付が可能なこともあります。

賃貸借契約の必要書類②住民票

賃貸借契約を結ぶ場合には、必要書類として住民票の提出を求められます。
この住民票については、なぜ必要かを把握するとともに、どのような内容の住民票が必要かを確認することが大切です。

住民票とは

賃貸借契約の必要書類である住民票とは、正確には住民票の写しを指します。
住民票とは、居住者の公的な証明のために使われる書類で、役所が保存している住民票の原本データを印刷したものです。
引っ越しをおこなった後には、14日以内に住民票を新しい住所へ移すことが定められています。
この作業を怠ったり、虚偽の届け出をおこなったりした場合、罰金の対象となりますので注意しましょう。

住民票が必要書類となる理由

賃貸借契約を結ぶ場合に、住民票が必要書類となるのは、入居者について公的な書類で身元確認をおこなうためです。
このほかにも、運転免許証などの提出を求められますが、現住所の確認は引っ越しで書き換えが義務付けられている住民票が必要になります。
また、住民票には以前の住所や世帯主といった情報も記載されていることから、運転免許証以外に住民票が必要書類に指定されています。

住民票取得の注意点

住民票には、本人のみの情報が記載された抄本と、家族全員の情報が載った謄本があります。
一人暮らしの場合には、基本的に抄本が必要で、ファミリーでの引っ越しには謄本が必要です。
また、住民票取得時にマイナンバーを記載するかどうかを選択しますが、マイナンバーの記載がない住民票が必要になります。
マイナンバーは重要な個人情報であることから、マイナンバーが記載された住民票を提出しようとしても、受け取りを拒否される可能性があります。
さらに、提出する住民票は、取得から3か月以内のものが必要になるのが一般的です。
取得から期間が経過してしまうと、現住所地の証明として使えなくなることから、古い住民票ではなく、新たに取得した住民票が必要です。
住民票を取得するには、最寄りの役場の窓口などで申請をおこないます。
住民票を登録した自治体以外でも取得は可能ですが、この場合には郵便での申請はできず、窓口での申請のみとなることが注意点です。
住民票は、マイナンバーカードを利用したコンビニエンスストアでの取得のほか、委任状を用意したうえでの代理人による取得も可能です。

賃貸借契約の必要書類③収入証明書

賃貸借契約を結ぶ場合には、必要書類として収入証明書の提出を求められることもあります。
この収入証明書も大切な書類ですので、提出を求められる理由やポイントをチェックしておきましょう。

収入証明書とは

大家さんから収入証明書を提出するように求められても、そのような書類を持っていないと戸惑うかもしれません。
実は、収入証明書といった名前の書類がある訳ではなく、収入を証明する書類はほかの名前で複数存在しています。
収入証明書として利用できるのは、所得証明書・課税証明書のほか、所得・課税証明書です。
また、源泉徴収票・給与支払証明書・確定申告書の写しも、収入証明書として利用できます。

収入証明書が必要書類となる理由

賃貸借契約において収入証明書が必要となるのは、安定して家賃を支払える能力があるかどうかを判断するためです。
賃貸借契約の審査は、さまざまな観点からおこなわれますが、そのなかのひとつとして収入の証明があります。
実際にいくらの収入があれば、賃貸借契約の審査を通過できるかは、支払う家賃が月収の3分の1以内であることなどが目安です。
ただし、家賃と月収の比率が基準に満たないとしても、長く安定した収入がある場合や信頼度の高い勤務先で働いている場合には、賃貸借契約の審査をとおることもあります。
さらに、収入証明書が求められるのは、契約者本人だけでなく連帯保証人についても同様です。
連帯保証人とは、契約者が家賃を支払えなくなった場合に肩代わりする役目であることから、連帯保証人にも安定した支払い能力が求められます。

収入証明書の取得方法

収入証明書として利用できる書類はたくさんありますが、働き方によって取得できる書類は異なります。
サラリーマンの場合、勤務先が発行する源泉徴収票もしくは給与支払証明書を取得するのが一般的です。
源泉徴収票は、毎年12月に勤務先から渡されますが、失くした場合には再発行できます。
給与支払証明書については、新たに作成が必要になる書類ですので、取得まで時間がかかる可能性があります。
自営業の場合であれば、毎年作成している確定申告書をコピーし、収入証明書として利用しましょう。
このいずれも取得できない場合には、自治体が発行する証明書を取得する必要があります。
自治体で取得できるのは、所得証明書・課税証明書のほか、所得・課税証明書です。
役場の窓口で申請する場合には、即日取得できるものの、郵送での取り寄せを利用するなら、10日ほどかかることは注意点となります。

まとめ

賃貸借契約の必要書類である印鑑証明書は、契約者本人ではなく連帯保証人について提出を求められます。
また、住民票は、現在の住所などの公的な証明書として使われる賃貸借契約の必要書類です。
契約者本人と連帯保証人の収入証明書も必要書類ですので、余裕をもって準備を進めてみてください。